La meilleure manière de modifier un document numérisé ou d’y ajouter des informations est de le convertir en document Word. Les fonctions intégrées de Word suffisent si le scan est au format PDF, en revanche si le document numérisé est sous forme d’image, il faudra passer par un service de transcription de document. De nombreux prestataires proposent ce service et vous permettront de transformer votre scan en document Word ou Excel selon votre préférence.
Les étapes pour convertir un PDF en Word
Si votre fichier est d’ores et déjà sous fichier PDF et qu’une simple conversion est nécessaire, voici les étapes :
Étape 1 :
Il faut avant tout s’assurer que le document soit au format PDF. Le logiciel Word de Microsoft ne nécessite pas de logiciel spécifique pour convertir des fichiers PDF scannés en documents Word.
Étape 2 :
Ouvrir le fichier PDF dans Word, en fonction de votre système d’exploitation :
- Sous Windows : clic droit sur le PDF puis sélectionner « ouvrir avec » puis Word.
- Sur Mac : sélectionner le PDF à convertir, cliquer sur « fichier » puis « ouvrir avec » puis « Word ».
Étape 3 :
Lancer le processus en cliquant sur OK. Cela peut prendre plusieurs minutes. Si un avertissement en forme de barre jaune apparait dans le haut de la fenêtre du document Word, cliquez sur « activer la modification » pour le déverrouiller. (Concerne en général les fichiers scannés téléchargés)
Étape 4 :
Relire le document et le sauvegarder. Il est possible que la mise en forme soit modifiée ou que des mots sautent lors de la conversion de certains fichiers. Pour enregistrer sous Windows, appuyez sur les touches Ctrl + S, tapez le nom du document, sélectionnez l’espace où vous souhaitez enregistrer le document puis cliquez sur « enregistrer ». Sur Mac, appuyez sur les touches Commande + S, nommez le fichier, sélectionnez l’endroit où vous souhaitez le sauvegarder puis cliquez sur enregistrer.
Les étapes pour transformer une image numérisée en document Word
Si votre fichier scanné ne permet pas une conversion simple et rapide par le biais de Word directement, vous devrez alors passer par la transcription de document. Aujourd’hui il est tout à fait possible de faire appel à des prestataires qui proposent un service de transcription en ligne complète qui comprendra entre autres le traitement du fichier scanné à l’aide d’un logiciel spécifique puis une vérification manuelle pour assurer une retranscription des éléments fidèles. Il est aussi possible de souscrire à des options supplémentaires comme le service de relecture et correction qui vous proposera des suggestions de reformulation lors de répétitions ou encore de mauvaise tournure de phrase ou de mot illisible. Mais aussi un service de mise en page avec un remaniement de tableaux, une intégration d’image ou une mise en forme spécifique.
